Корпоратив и свадьба в период эпидемии коронавируса, карантина, локдауна

Коронавирус и карантин серьезно пошатнули ивент индустрию в сезонах 2020-21 и, скорее всего окажут свое влияние и на 2022 год. То, что поначалу казалось очень далеким, или не существенным уже весной 2019-го затронуло все страны Европы и мира. Отменяются и переносятся на неопределенное время не только частные ивенты, но и масштабные мероприятия (чемпионаты, показы мод, мировые турне). Впервые за много веков запретили паломничество в Мекку и молитву во всех мечетях, а католическая церковь разрешила отпускать грехи на расстоянии. Даже круглый стол посвященный коронавирусу отменили из-за коронавируса.

Карантин и локдаун в равной мере затрагивает всех подрядчиков, ведь в такой подвешенной ситуации мало кто хочет давать предоплату (за бронь ресторана, декораторов, ведущего, артистов) даже на летние месяцы. И это выглядит разумным, поскольку в разгар эпидемии коронавируса трудно предсказать, какая ситуация будет через 3-4 месяца: сойдет эпидемия на «нет» или ситуация только усугубится и на смену COVID-19 придет новая мутация COVID-20 или -21. Показательным был пример в декабре 2020, когда власти Турции и Египта в последний момент ввели запрет на любые развлекательные активности на территории отелей, что привело к отменам практических всех концертов в новогоднюю ночь.

Всем известная фраза «Пир во время чумы» долгое время использовалась фигурально, но, к сожалению, человечество последние два года находится в той реальности, когда с одной стороны жизнь продолжается (люди рождаются, женятся, что-то празднуют), но в то же нужно это отпраздновать с минимальным риском заразится коронавирусом (COVID-19). И хоть логика в паре с инстинктом самосохранения подсказывают свести до минимума количество контактов в период эпидемии и карантина, но многие компании и молодожены, готовы пойти на риск и провеси свой праздник. Тут сказывается е только искушение низкой ценой (поскольку многие заведения из-за отмены свадебных банкетов и корпоративов готовы предоставить скидку оставшимся смельчакам), но и крайне нежелательный перенос некоторых ивентов (например: презентация нового продукта, выходящего на рынок; круглый юбилей компании или свадьба).

Если, несмотря на все угрозы, вы решили не отменять корпоратив или свадьбу в период эпидемии коронавирусом и карантина, постарайтесь придерживаться следующих советов:

1) Если в том регионе, где планируется ивент, ввели запрет на массовые мероприятия, поинтересуйтесь в местной администрации, какие могут действовать ограничения. Так как ситуация с коронавирусом быстро изменяется, не стоит доверяться в этом вопросе только новостям из интернета, так как в потоке информации можно упустить планируемые новые ограничения. Например, нередки случаи, когда правительсво страны вводит ограничение на массовые мероприятия численностью от 200 человек, в то же время городские администрации сужают этот запрет любых активностей до 50 человек (а то и до 10). В некоторых городах Европы запрещено даже парная прогулка на улице. Если вы мечтали о масштабном корпоративе, а ограничения на количество людей коснулись вашего региона, скорее всего, придется отложить осуществление вашего проекта до отмены карантина.

2) Как правило, вместе с ограничением массовых мероприятий вводятся и определенные требованяе к их организаторам (ивент-агентствам, свадебным распорядителям). В период 2020-го года было необходимо на территории ивент локаций, концертов, отелей измерять температуру у всех приходящих гостей и при выявлении людей с повышенной температурой или симптомами ОРВИ не пускать их на локацию. Чтобы лишний раз не беспокоить клиентов использовались бесконтактные инфракрасные термометры и сканеры температуры. Начиная с 2021-го года на статусных ивентах стали использовать экспресс тесты на ковид или же проверять подтверждениее вакцинацию и ПЦР тесты. Например, масштабная конференция "Диригенты перемен", организованная компанией "Deloitte" началась на 1,5 позже из-за прохождения всех гостей экспресс тестов на короновирус.

3) В теплое время года лучше использовать открытые локации (отели и ресторанные комплексы со своей территорией). В таком случае можно всю праздничную программу провести на свежем воздухе. Главное – предусмотреть защиту сцены и гостей на случай дождя или солнцепека, иначе, даже 5-минутный дождь может надолго прервать программу ивента из-за необходимости отключать всю аппаратуру и убирать сервировку столов. Приемлемым решением может быть высокий тент с открытыми боковыми стенками. В таком случае будет хорошая продуваемость и циркуляция воздуха.

4) Если ваша свадьба или корпоратив планируется в холодное время года (или без закрытого помещения никак не обойтись), тогда необходимо максимально просторное помещение с рассадкой гостей только по семьям (т.е. рядом должны находиться только те люди, которые и так живут вместе или находятся в тесном контакте). Можно уменьшить количество гостей и пригласить только тех людей, без которых на корпоративе никак не обойтись. Коронавирус – хороший повод не приглашать тех, кого вы и так не сильно хотели видеть на своем ивенте )) ВОЗ (Всемирная организация здравоохранения) рекомендует соблюдать дистанцию не менее 2 метров от человека, который кашляет, чихает или имеет повышенную температуру (хотя такие априори не должны присутствовать на вашем празднике).

5) На этапе выбора зала обязательно убедитесь в том, что система вытяжек и кондиционирования помещения может работать на максимуме в течении всего времени ивента. По возможности договоритесь с администрацией, чтобы как можно большее число окон были открыты для проветривания.

Фрагменты выступлений LAFESTA на различных корпоративах, вечеринках, презентациях и свадьбах. Смотреть это видео на Vimeo

6) Если ваше мероприятие проходит в закрытом помещении, постарайтесь сократить тайминг празднования до допустимого минимума. Например, если корпоратив в среднем длится 5-6 часов и включает в себя: сбор гостей, спитчи, видео-презентации, фуршет, то было бы уместно ограничиться 3-4 часами и сократить программу корпоратива за счет меньшего количества спикеров.

7) Старайтесь исключить из программы мероприятия те активности, при которых гости могут стоять вплотную друг ко другу или контактировать между собой (например, церемонии награждения на корпоративе или командные конкурсы а свадьбе). Также, лучше избегать фуршетного формата (когда люди разговаривают лицом к лицу, набирают вместе еду и т.д.), что минимизирует контакты между гостями.

8) Официанты и служба кейтеринг обязательно должны быть в масках или в прозрачных пластиковых масках для лица, ведь официанты и повара контактируют с едой. Маски помогут существенно сократить вероятность чихания в тарелки. Только важно помнить, что минимизировать заражение коронавирусом способны маски со степенью защиты FFP2, а лучше FFP3. Хотя и обычная маска хороша уже тем, что человек намного реже касается руками своего лица.

9) В меню вашего банкета по максимуму включайте блюда, прошедшие термообработку и горячие напитки. Так как коронавирус не термостойкий и погибает при температуре 50 градусов. Даже горячий чай способен убить вирус, попавший только что в ротовую полость.

10) В 2020-м самый радикальным и сложным было – это одеть в маски всех гостей ивента. В таком формате даже умудрялись проводить презентации с фуршетом и гости приопускали маску каждый раз, когда клали в рот еду. Да, это было не удобно, но вынужденой мерой. Зачастую маски обыгрывали в тематике корпоратива и получали практически венецианский маскарад. Например, работники компании в масках одного цвета, а партнеры компании – другого, что упрощало навигацию среди скрытых лиц. Иногда на масках писали имена гостей, что помогало ведущему мероприятия непринужденно к ним обращаться, не путая имена.

11) Позаботьтесь, чтобы на столах и возле входов в лифты, туалеты находился раствор или спрей, способный убивать коронавирус (содержащий 60% спирта, или 75% этанола, или хлороформ), что также сократит риск передачи вируса.

12) Не стоит передавать из рук в руки микрофон, так как его поверхность часто контактирует с губами и капельками слюны. У ведущего должен быть свой радио-микрофон, в который работает только он, а для других спикеров или тостующих можно установить на стойке отдельный микрофон и обрабатывать его средствами дезинфекции после каждого выступающего (чем еще заняться стейджменам в период эпидемии ))

13) Не поленитесь прописать в текст ведущего напоминания всех основных правил профилактики коронавируса. В конце мероприятия можно даже вручить призы тем гостям корпоратива, которые лучше всех придерживались советов ВОЗ.

14) Технологии 21-го века позволяют сделать онлайн конференцию и эффект присутствия с теми гостями, которые по каким-то из причин не могут посетить ваш ивент. Например, партнеры компании, которые из-за карантина не могут присутствовать на корпоративе, благодаря онлайн-трансляции могут быть все время на связи и участвовали в поздравлениях, шоу-программе.

Надеемся, эти советы помогут вам обезопасить себя и близких на праздновании корпоратива или свадьбы в период эпидемии короновируса и карантина, чтобы он запомнился всем уникальным шоу и атмосферой, а не лечением после безалаберной организации.

© Игорь Куксенко www.lafestamusic.info